Miten varaat ravintolasta pöydän isommalle porukalle? Ryhmävarauksen suunnittelu alkaa kolmesta tiedosta: toivotusta päivästä, henkilömäärästä ja illan ajatuksesta. Kaikkea ei tarvitse päättää ennen ensimmäistä yhteydenottoa.
Ravintola Kopossa Tampereen Hallituskadulla yhteinen pöytä voi koota yhteen työporukan, asiakkaat tai ystävät. Tässä oppaassa käymme läpi, mitä ryhmäillallista suunnittelevan kannattaa selvittää ja miten kysely lähtee liikkeelle.
Milloin kannattaa kysyä ryhmävarausta?
Kopon ryhmävaraukset koskevat vähintään yhdeksän hengen seurueita. Ota yhteyttä, kun suunnittelet esimerkiksi tiimin yhteistä illallista, asiakastilaisuutta tai syntymäpäivien viettoa isommalla porukalla.
Kerro myös, millaista iltaa toivotte. Rauhallinen keskustelu asiakkaiden kanssa ja ystävien yhteinen juhla voivat kaivata erilaista rytmiä. Toiveiden perusteella on helpompi selvittää sopiva kokonaisuus ja ajankohta.
Aloita päivästä ja henkilömäärästä
Valitse ensisijainen päivä ja kerro toivottu saapumisaika. Jos päivämäärä joustaa, lisää kyselyyn yksi tai kaksi vaihtoehtoa. Näin sopivan ajan etsiminen helpottuu.
Alustavakin henkilömäärä auttaa, kun kerrot sen olevan arvio. Nimeä seurueelle yksi yhteyshenkilö, joka kokoaa toiveet ja pitää yhteyttä ravintolaan. Kysy samalla, milloin lopullinen osallistujamäärä on ilmoitettava.
Kerro ruokatoiveet ja budjetti
Onko yhteisen illan pääosassa pihvi vai haluatteko kysyä ehdotusta laajemmasta ruokailukokonaisuudesta? Kerro, mitä seurue toivoo ruoalta ja millainen budjetti suunnittelua ohjaa.
Ryhmämenusta, juomista ja tarjoilutavasta kannattaa keskustella yhdessä ravintolan kanssa. Pyydä ehdotukseen selkeä tieto siitä, mitä kokonaisuus sisältää. Pelkkä henkilökohtainen hinta ei vielä kerro koko illan kustannusta, jos juomista tai muista toiveista ei ole sovittu.
Selvitä osallistujien ruokavaliotarpeet ajoissa ja välitä ne yhteyshenkilön kautta. Sopivat vaihtoehdot käydään läpi ennen varauksen vahvistamista.
Sovita ruokailu illan ohjelmaan
Jatkuuko ilta ruokailun jälkeen muualla, vai onko yhteinen illallinen koko illan ohjelma? Kerro mahdollisesta jatkomenosta ja tavoitellusta lähtöajasta jo kyselyssä.
Jos suunnitelmissa on puheita tai muita yhteisiä hetkiä, ota nekin esiin. Ravintolan kanssa voi selvittää, miten toiveet sopivat ruokailun kulkuun. Ryhmälle sopiva aikataulu sovitaan sen oman kokonaisuuden perusteella.
Vahvista sovitut asiat ennen kutsujen lähettämistä
Käy ennen vahvistamista läpi ajankohta, henkilömäärä, ruokailukokonaisuus, hinnat sekä maksu-, muutos- ja peruutusehdot. Jos jokin jää epäselväksi, kysy tarkennus.
Ryhmäkysely aloittaa keskustelun. Varaus on vahvistettu vasta, kun siitä on sovittu ravintolan kanssa. Kun tiedot ovat selvillä, osallistujille on helppo lähettää kutsu, jossa ovat paikka, saapumisaika ja illan sovittu ohjelma.
Kysy ryhmäillallista Koposta
Ryhmävaraus Tampereella lähtee liikkeelle yhdellä viestillä. Lähetä toivottu päivä ja kellonaika, arvio henkilömäärästä sekä illan toiveet osoitteeseen info@ravintolakopo.fi. Jos budjetti ja ruokavaliotarpeet ovat jo tiedossa, lisää ne samaan viestiin.
Ravintola Kopo sijaitsee osoitteessa Hallituskatu 22, Tampere. Selvitetään yhdessä teidän porukallenne sopiva ajankohta ja kokonaisuus.
